Kobar 8

 Delegasi

Dulu saya pernah melalui. Mengerjakan segala sesuatu sendiri. Dari mulai bongkar barang, pencatatan, labelling, foto-foto, edit, merapikan lagi, iklan, optimasi socmed, balas chat, packing, sampai nganter ke ekspedisi. 

Dari pagi sampek malam ngurusin dagangan. Anak-anak masih kecil. Masihdan masih antar jemput. 

Gak berani ambil admin karena merasa belum mampu nggaji admin dan berlindung di balik perasaan: 

Ah masih bisa dikerjakan sendiri kok.

Apalagi produk saya waktu itu gak mendukung. Varian banyak, tapi stok terbatas. Capek banget, omset ala kadarnya, laba seadanya. 

Gak terasa, saya sibuk mengerjakan hal-hal teknis hingga gak sempat mengerjakan pekerjaan strategis. Sibuk ngurusin poto-poto, lipat baju, ngelayani pembeli sampek gak sempat mikir gimana meluaskan jangkauan, menentukan target atau bikin strategi marketing. 

Sibuk melakukan pekerjaan yang seharusnya bisa dikerjakan orang lain, hingga gak sempat mengerjakan pekerjaan yang seharusnya hanya kita yang bisa mengerjakan seperti melayani suami dan nemenin anak-anak. Kalaupun bisa waktunya berkurang dan merasakan kelelahan. 

Ya kalau masih muda. Masih kuat. Tapi usia akan makin bertambah. Sampek kapan kita kuat begitu? Apa iya sampek tua kita mau terus-terusan pegang HP, ngiklan, balas chat, bungkus paket? 

Gak pengen gitu, duit masuk sendiri. Bisa sering umroh. Haji furoda. Menghajikan orang tua. Travelling tanpa mikir dana atau punya waktu luang buat pengajian dan menambah ilmu agama?

Setelah baca buku The Science Of Wealth, saya jadi sadar kesalahan saya sela ini dan memahami perbedaan antara jualan online dan bisnis online. Ternyata selama ini saya masih jualan online. Bukan bisnis online. 

Apa bedanya? 

Jualan: semua manual dan masih dikerjakan sendiri. Kalaupun ada karyawan, masih tergantung sama kita. Masih ada campur tangan kita di dalam alurnya. 

Misal: order ke supplier harus kita. Cek mutasi harus kita. 

Bisnis: Membentuk sistem dan menempatkan orang-orang yang kompeten di bidangnya. Sehingga bisa tetep berjalan dengan ada atau gak ada kita. Kita cukup kontrol saja secara berkala. 

Semisal para pengusaha, mereka membeli hotel. Apakah mereka nyapu, ngepel, dan ngelayani tamunya sendiri? 

Tentu tidak. 

Mereka membuat sistem, lalu menempatkan orang-orang yang kompeten di bidangnya dari mulai manager, CS, Cleaning Services hingga chef. 

Hotel jalan, lalu mereka beli Mall. Apakah mereka jadi marketing mall sendiri, nyapu, ngepel mall dan ngurusin mall sendiri? 

Tentu tidak

Bayangkan kalau mereka yang melakukan segala sesuatu sendirian dengan sistem manual. Ngiklan by brosur. Ditempel di mana-mana. Pembayaran harus cash. Dia yang ngadepin pelanggan sendiri dan seterusnya, pasti akan ada pikiran:

"Dahlah, ni hotel 5 kamar aja. Waktunya gak nutut. Tenagaku gak cukup."

Akhirnya, usaha gak bisa besar karena kemampuan terbatas. Yang jadi masalah, kadang berpikir sebaliknya. 

"Usaha kok gak ada peningkatan ya, cuma begini-begini saja?"

Padahal diri sendiri yang membatasi. Gak mau delegasi sehingga waktu dan tenaga terbatas. Tanpa sadar pengen lari, tapi kakinya diikat sendiri. 

Oke oke kalau hotel kejauhan. Tapi setidaknya, jualan online kita, bisa mulai kita delegasikan dengan menempatkan orang-orang untuk mengerjakan pekerjaan teknis sehingga kita bisa fokus memikirkan strategi-strategi dan memikirkan gimana menggaji karyawan.

Tugas kita cuma kontrol aja. Ketika kita jalan-jalan, anak sakit, atau ada hal-hal genting, orderan tetep jalan, rekening tetep terisi. 

Kalau di jualan online, kita bisa mulai merekrut beberapa orang yang kita butuhkan. 

Karena fokus saya di fb, tujuan bisnis saya membangun tim dengan sistem dropship, saya membutuhkan admin rekap, admin konten dan admin keuangan. Setiap bisnis gak akan sama. Sesuaikan kebutuhan karyawan dengan sistem yang kita pakai.

Karena kita di jualan online, kita bahas admin yang biasa dipake para olshop, khususnya admin yang bekerja secara online dari rumah masing-masing.

Apa saja yang harus diperhatikan dalam merekrut admin? 

1. Kapan perlu merekrut admin? 

Banyak yang bingung, kapan waktu yang tepat untuk merekrut admin. Patokan simplenya sih ketika kita sudah mulai report dan tidak bisa melakukan pekerjaan yang seharusnya hanya kita yang bisa mengerjakan seperti  melayani suami atau menemani anak bermain dan belajar.

Jangan sampek kita sibuk main lakban, tapi anak dijagain pembantu. Eh tapi bebas ya. Ini cuma contoh aja. Karena kondisi rumah tangga masing-masing orang kan beda. Kalau saya, ada anak yang butuh perhatian khusus. Jadi harus saya yang menemani. 

Cara lain mengukur kapan kita butuh admin adalah ketika omset kita sudah cukup untuk membiayai biaya operasional seperti wifi, kuota dan gaji diri sendiri sebagai owner merangkap karyawan yang mengerjakan teknis. 

Ketika kita merekrut admin, maka sebagian pekerjaan kita akan berkurang. Jadi, gaji kita bisa kita alokasikan sebagian untuk menggaji admin.

Saya pernah mengalami waktu awal-awal memisah group produk. Waktu itu admin masih 1 merangkap pegang beberapa group. 

Ada 1 group yang sepi sekali. Group ini jualan brand-brand baju anak. Dan sepi banget. Reseller gak ada yang muncul apalagi orderan. Gak ada sama sekali. Kalaupun ada orderan, sedikit banget. 

Setelah saya amati, group sepi karena admin kewalahan ngurusin group lain. Sehingga kebutuhan reseller gak terpenuhi.

Produk gak pernah dishare. Jadi gak ada pancingan. Edukasi produk gak ada. Update stok gak dishare. Admin slowrespon. 

Kemudian, saya memberanikan nambah admin. Setelah 1 bulan, ternyata omset meningkat pesat dan dari laba 1 group tersebut, sangat cukup untuk menggaji admin tersebut. 

Ternyata kekuatiran saya gak beralasan.  Selama kita tau permasalahan dan kekuatan tim kita, kita seharusnya tau apa yang harus dilakukan. Dan itulah pekerjaan bisnis owner  yang seharusnya. Yaitu berpikir.  

2. Jobdesc

Banyak yang bingung ketika merekrut admin, dikasih tugas apa saja? 

Simplenya sih apa yang membuat kita repot dan butuh bantuan, masukkan dalam list. Dan list tersebut yang akan dijadikan jobdesc atau tugas admin. 

Misalkan admin konten saya. Jobdesc:

-Mengedit semua testimoni produk dari Tim Kabiya Group. 

- Upload testimoni tadi ke katalog telegram sesuai produk. 

*Job Desc Admin Group*

1. Sapa Pagi.

2. Share beberapa foto produk atau promo terkini.

3. Memahami produk knowladge.

4. Jawab pertanyaan dan membantu kesulitan reseller tentang produk.

5. Masuk dan manjat group supplier.

6. Menyampaikan semua info dari supplier ke tim dan owner sesegera mungkin.

7. Menyambut reseller baru di group dan menginfokan semua aturan group, form order, aturan naik level, tools, katalog dan cara order by wapri.

8. Rekap order dan cek mutasi

9. Order ke supplier

10. Transfer lunas ke supplier setiap hari (produk tertentu) 

11. Laporan harian ke admin keuangan.

Ini Jobdesc admin group saya. Beda group, beda jobdescnya. Sesuaikan masing-masing aja.

3. SOP

Kalau Jobdesc adalah pekerjaan yang harus dikerjakan admin, SOP adalah urutan kerjanya.

Alur kerja sangat penting karena banyak efeknya.

1. Cocok buat yang kurang bisa nyuruh atau orang yang gak enak an dengan karyawan. 

2. Meminimalisir kesalahan dan lupa.

3. Memudahkan ngecek kekeliruan ada pada siapa.

4. Ketika admin ganti, kita tinggal sodorkan SOPnya dan bisa dia pelajari. Kita cukup mengarahkannya dan mengajari teknisnya. 

Ini contoh SOP Order Admin Group Kabiya.

1. Rekap orderan reseller.

2. Cek Mutasi.

3. Centang yang udah sesuai.

4. Order ke group order supplier

5. Transfer lunas supplier setiap hari sesuai produk masing-masing.

6. Rekap omset harian dan lapor ke admin keuangan maks jam 20.00

7. Transfer laba ke owner. Kirim bukti transfer ke admin keuangan.

8. Done.

SOP bisa banyak. Apa saja sebaiknya dibuatkan SOP. 

•SOP penyambutan reseller baru.

•SOP orderan

•SOP laporan 

Dan SOP juga bisa kita pake dalam kehidupan sehari-hari biar gak lupa. Setiap nyampe rumah pun, ada SOP yang saya lakukan. 

1. Buka pagar

2. Buka pintu garasi

3. Buka pintu rumah (selama suami masukkan mobil ke garasi)

4. Nutup pintu garasi sekalian ngecek, mobil kurang maju gak? Kalau kurang maju, pintu garasi gak akan bisa ditutup.

5. Nutup pintu pagar. 

6. Turunkan anak

7. Turunkan barang

8. Taruh Tas

9. Keluarkan HP, off kan data, on kan wifi, ngecas.

10. Ngurusin anak.

Kalau gak urut, ada yang terlewat, sedangkan saya keburu ngurusin yang kecil. Karena bisanya, masuk rumah selalu rewel.

Kalau kita punya ART dan tipe susah nyuruh dna gak enak an, kita bisa pake SOP ini. Tulis yang besar. Taruh di tempat kerja ART. Misal SOP mencuci pake mesin cuci.

1. Pisahkan jenis cucian:

Sprei

Selimut

Mukena

Baju

2. Baju harus pisah warna terang dan gelap.

3. Pencet tombol ON

4. Putar ke Eco

5. Nol kan suhu air

6. + SPIN ke 1200

7. Pencet tombol start

SOP gak cuma berupa tulisan. Bisa juga pake gambar untuk memudahkan pengguna atau karyawan baru. 

Kalau saya menganalogikan, SOP seperti kita memakai baju. Kita bisa mulai dari:

• Memakai bra.

• Memakai celana dalam

• Pakai bawahan

• Pakai atasan

• Pakai inner jilbab

• Pakai jilbab

Kalau gak sesuai SOP, artinya ada urutan yang dilanggar. Hal itu berpotensi terjadi kesalahan dan menyulitkan orang lain. 

Misalkan kita langsung pakai celana dalam, pake bawahan lalu atasan, maka ketika mau pake bra, terpaksa kita harus melepas atasan dulu. Ini merepotkan, rugi waktu dan menghambat tugas bagian lain. 

4. Gimana cara merekrut admin?

Lagi-lagi ada banyak kebingungan ketika merekrut admin. Cari di mana? Yang bagaimana? Siapa? 

Karena admin saya semua online, saya share cara saya mencari admin online yang pas dan sreg ala saya.

Online di sini artinya, para admin saya bekerja secara online dari rumahnya masing-masing. Gak ngantor ke rumah saya. 

Tentu ada plus minusnya. Tapi ini paling ideal buat saya karena saya: 

• Kurang nyaman ketika ada orang asing di rumah dalam waktu yang lama. 

• Sering mudik atau luar kota

• Rumah kecil

• Full dropship

• Stok dari pusat jelas

Gimana merekrut admin online? 

1. Sesuaikan dengan job desc

Kalau kita sedang membutuhkan admin group yang tugasnya rekap orderan, artinya kita cari orang yang minimal paham alur jualan online dan bisa menggunakan social media seperti WhatsApp.

Entah copy paste. Ngisi list. Huruf tebal, miring, coret. Punya Mbanking. Bisa cek mutasi. Dll.

Kalau kita butuh admin konten, cari yang suka dan bisa editing. Kalau perlu, amati hasil designnya. Karena design terkait selera. Cari yang hasil designnya sesuai selera kita atau pangsa pasar kita. Lebih bagus kalau dia fleksible. Bisa memahami apa yang kita sukai dan bisa menyesuaikan kebutuhan kita. Misal perlu edit testi baju anak-anak, designnya lebih ke ceria.

2. Jujur

Kita bisa mengamati dulu. Ketika transaksi dengan kita, pernah ada masalah gak? Biasanya saya mengamati yang gak ribet bab uang dan sekecil apapun nominal selalu disampaikan. Entah kurang transfer 1 rupiah, kekurangan ongkir, paket double dan lainnya. 

3. Klik

Sebaiknya sudah kenal meski cuma dari group wa. Dan kita merasa enak ketika ngobrol, guyon. Secara bahasa nyambung. Secara mindset sama. Jadi kita akan enak dalam berkomunikasi dan Menyampaikan instruksi. 

4. Ramah & Sabar

Mengawal group perlu ketelatenan dan kesabaran. Akan ada banyak pertanyaan yang sama berulang-ulang. Akan mengulang pekerjaan yang sama berulang-ulang. Siap menerima komplain. Sekaligus harus tegas bila ada reseller yang tidak sesuai SOP.

5. Punya waktu luang.

Kalau punya waktu luang, tentu bisa fast respon. Waktu luang banyak dan fast respon itu sangat penting. Jangan sampai kita butuh bantuan, tapi kita masih repot sendiri karena admin slow respon dengan alasan nemenin anak, anak rewel, anu-anu dll. 

Saya sendiri ketika nyari admin agak spesifik. Biasanya, saya cari ibu-ibu yang biasa jualan online, tapi gak berminat scale up. Jualan online hanya buat tambah penghasilan dan ngisi kegiatan. Yang gini biasanya lebih awet. 

Mereka butuh tambahan penghasilan, cari hiburan atau nambah kegiatan. Jadi mengerjakannya enjoy dan seneng.  

Biasanya saya nyari admin yang anaknya lebih dari 1 dan yang bungsu udah agak besar sekitar usia TK. 

Kenapa? 

Biasanya udah fleksible mengatur ritme kerja rumah tangga. Udah lebih tahan banting. Multitaskingnya udah terasah.

Kalau anak masih 1 dan kecil, biasanya masih belum fleksible. Masih kaku dan idealis dalam mengurus anak. Kadang ada masalah dengan suami dan mertua yang berimbas ke pekerjaan. Belum selesai dengan dirinya sendiri, jadi agak susah diberi amanah. 

Kalau yang masih kuliah, idealismenya tinggi. Suka larak lirik nyari kesempatan baru dan banding-bandingkan dengan pekerjaan temannya.

Belum lagi nanti resign karena menikah atau teler karena hamil. 

5. Gaji Admin

Ini bahasan paling dinanti dan agak anget. Sepanjang saya jualan online, saya ketemu banyak macem cara penggajian admin. Ada beberapa cara yang bisa dipake.

1. Sesuai UMR kota setempat

2. Tawar menawar. Infokan gaji yang akan kita berikan. Kira-kira mau gak? 

3. Gaji Pokok + bonus dari omset. 

4. Per Form Order dihitung dari laba terkecil.

5. Sekian % dari omset/profit. 

Saya sendiri gak pake gaji tapi fee yang diambil dari % omset bersih. 

Misal omset katalog saya 100 juta. 

Disc yang saya dapat 40%

Maka fee admin 1-2% dari (100 juta-40%)

Prosentase tergantung produk yang saya jual. Untuk produk yang nominalnya besar, pake 1%.

Untuk produk yang nominalnya ga terlalu besar, pake 2% omset. 

Bisa juga pake aturan:

100 juta 2%

Kalau lebih, lebihnya 1%

Ketika omset 150 juta, maka fee yang 50 juta dihitung 1%. 

Gak harus ikut hitungan saya. Karena admin saya online. Dan setelah ikut beberapa kelas juga baca buku, sistem fee saya dinilai kurang oke. Tapi ketika saya coaching, coach saya bilang gak masalah. Selama kita selalu hitung dengan benar dan gak bonyok, gak masalah. 

Bisa baca buku BPOM dulu. Atau cari informasi sebanyak-banyaknya. Karena dalam operasional, laba gak cuma untuk fee admin aja. Tetapi juga untuk biaya-biaya lain seperti:

•Wifi

•Listrik

•Sewa tempat (meskipun masih di rumah sendiri) 

•Biaya penyusutan aset seperti HP (karena suatu saat bisa rusak atau perlu nambah)

•Reward reseller.

•Bonus + THR admin

Nanti sesuai perkembangan bisnis, bisa memperbaiki sistem dan perhitungan gaji secara bertahap.